一、基本的要求
基層公務員在立據時，所立之據不論是憑據性的，還是說明性的，都必須嚴格遵守一些共同的規範性要求。
(一)立據態度
基層公務員所立之據多使用於平輩之間，而且更多地使用於熟人之間。但本著“認真負責，嚴肅規範”的工作態度要求和“空口無憑，立此為證”的憑據性特徵，基層公務員在立據時必須端正自己的態度，其總體要求就是要做到認真負責。
具體而言，基層公務員不能礙於熟人的面子，該立據時不立據，所立之據模糊難辨，甚至令人有空子可鑽，或立據之後不妥善保管，等等。
執照公事公辦的原則，基層公務員務必要認真立據。各類各據的組成部分須齊全，不可有所疏漏。在署名時應由立據者親筆簽上自己的真實姓名，必要時應在簽名之後加蓋私章或摁手印，以示負責。條據最後還要寫明立據的詳細日期。
(二)立據語言
條據的語言應符合簡單、準確兩大要求。
1.簡單。條據實質是對書信的簡化。能以條據形式表達的內容通常都是簡單的內容，複雜的內容不宜用條據表述。一般情況下，一張條據只能說明一件事，切勿一據多事。相應地，條據的語言也應簡潔明瞭。能清楚表述條據內容的最簡語言是最適宜的語言。切勿拖遝冗長，也不可過分簡單而致使表述不清。
2.準確。條據的語言應當準確無誤，不可在條據上塗塗改改、亂增亂刪。尤其是涉及到關鍵內容的文字和數字，務必要保持整潔，不能有任何塗改。若發現遺漏或錯誤，應另立一據。在書寫金額數量時，應採用大寫漢字，如“壹”、“三”、“仟”等，而不能採用小寫漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯數字。
(三)立據用具
基層公務員在立據時為確保條據的有效性，應選擇整潔耐用的工具。
對於條據寫作時所用的紙筆，雖不必過於挑剔，但也須有所選擇。條據的用紙應當整潔、乾淨、耐折、耐存，汙損、折皺、不易書寫、不易保存的紙張不宜用作立據。立據時最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍黑色墨水或墨汁書寫。不宜選用不易保存筆跡的鉛筆、圓珠筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁。
(四)條據保管
任何條據都是用來證明或說明某項事由的憑據，都有其存在的意義和價值。因此，基層公務員務必要對收到的條據進行妥善保管，有時還應在給他人立據後留有樣據，以便日後核實之用。 |
